Подготовка к офисному переезду

Переезжаете в связи с расширением или сокращением, а может быть нашли более удачно расположенный офис или помещение с приемлемой арендной платой? Какими бы ни были причины офисного переезда, правильное планирование и обдуманная подготовка помогут снизить временные и финансовые затраты.

С чего же начать подготовку к офисному переезду? С оценки объема предстоящих работ и, если на то будет желание офисного руководства, страхования перевозимого имущества. Этим обычно занимаются специалисты транспортной компании. Выехав на место, они «прикинут» масштабы работы, определят количество грузчиков, подберут транспорт и составят смету ваших расходов. 

Если вас все устраивает, согласовывается план переезда, фиксируется дата. Чтобы не «замораживать» работу офиса на неопределенное время в связи со сменой адреса, можно выбрать транспортную компанию, которая оказывает услуги переезда в выходные дни или предлагает «ночной переезд», то есть смену офиса в нерабочее время. Это сейчас не редкость, но стоимость таких услуг, как правило, выше.

Кстати, при выборе компании не забудьте уточнить все услуги, которые компания оказывает в рамках офисного переезда. Это необходимо сделать до заключения договора для того, чтобы в процессе перевозки стойки респешн вдруг не обнаружилось, что в обязанности грузчиков не входит разборка крупногабаритной мебели и для этого нужно вызвать стороннего специалиста. Увы, недобросовестные транспортные фирмы еще встречаются, но четкое указание выполняемых работ в договоре обезопасит вас от незапланированных «сюрпризов» во время переезда.

Впрочем, и вы со своей стороны должны приложить к этому усилия: заблаговременно продумать и рассчитать расстановку мебели и расположение оргтехники в новом офисе. Это убережет вас от «творческих метаний» в момент прибытия на место и позволит грузчикам выполнить сборку мебели и ее расстановку быстро и без задержек.

И, конечно же, проверка и подшивка деловой документации — забота ваших специалистов, как и сверка оборудования, техники и мебели по инвентаризационной описи. Все остальное — дело грузчиков, которые упакуют и промаркируют все, что следует перевезти. Правильная упаковка защитит офисное имущество от повреждений, а маркировка позволит после переезда быстро найти то, что нужно и обустроить новый офис, не теряя драгоценного времени. А сбереженное время во время офисного переезда — это сэкономленные вашей компанией деньги.